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 BMSP: Rund-um-Lösungen im Büroalltag für Architekten und Ingenieure

Ob mit oder ohne HOAI: Controlling (Projektcontrolling und Unternehmenscontrolling) schafft eine systematische Grundlage für das Planen, Steuern und Bewerten des wirtschaftlichen Erfolgs sowohl der einzelnen Projekte wie des ganzen Büros. Dazu steht Architekten und Ingenieuren inzwischen eine ganze Reihe von branchenspezifischen Software-Lösungen zur Verfügung: Da gibt’s die wichtigsten Auswertungen und Kennzahlen zur Unternehmensführung (fast) auf Knopfdruck und vieles mehr. Einige dieser Programme bieten nicht nur Werkzeuge für das Controlling, sondern darüber hinaus auch Funktionen zur Verbesserung von Workflows und Büroorganisation.

Zentrale Adressverwaltung und 'Kontaktpflege' (Stichwort: CRM) gehören ebenso selbstverständlich dazu wie das Management des kompletten Schriftwechsels, von ein- bzw. ausgehenden Dokumenten und Plänen - völlig unabhängig vom Medium, gleich ob Brief, Fax oder Email. Terminverwaltung, offene Aufgaben, Wiedervorlage sind inzwischen Standard. Und wenn das Gesamtkonzept stimmt, wenn die Ausgestaltung der verschiedenen Funktionen, von Abfragen und Sichten sich an den Erfordernissen des Architekturbüros orientiert, wird aus dem Stück Software so etwas wie ein Büro-Betriebssystem.

Als Gattungsbezeichnung für solche Programme ist mittlerweile das Kürzel BMSP gebräuchlich, abgeleitet von "Büro- und Management- Software für Planungsbüros". Die aktuell verfügbaren BMSP haben wir in der Marktübersicht BMSP Software Programme aufgelistet.

Controlling zahlt sich aus

Mit solchen BMSP-Komplettlösungen für Controlling und Büromanagement wird dann nicht mehr nur den Kosten hinterhergerechnet, sondern hier werden tatsächlich Kosten vermieden, weil sich zum Beispiel der Aufwand für die so lästigen wie unvermeidbaren Nebentätigkeiten reduziert. Oder: Die Liquidität eines Büros verbessert durch konsequente Erfassung und Auswertung der Projektstunden. Mehrstunden durch nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers fallen nicht mehr unter den Tisch, sondern werden nachweisbar und können so überhaupt erst zur Abrechnung kommen. Wenn solche Quellen erschlossen werden, das berichten Anwender, ist auch für eine zügige Amortisierung der Investition in das Controlling-System gesorgt.

Nachdem Anfang der neunziger Jahre die ersten dieser Programme auf den Markt kamen, haben sie zunächst eher ein Nischendasein geführt. Die Nachfrage hat sich nur langsam entwickelt. Inzwischen aber ist das Thema Controlling und Organisation auch bei Planungsbüros “in”. Zumindest einige der Hersteller melden eine deutlich höhere Nachfrage und steigende Verkaufszahlen. Offensichtlich gilt das Interesse vor allem den modernen BMSP-Komplettsystemen, die als “Unternehmenslösungen” das Projektcontrolling und das Büro-Controlling mit dem Bereich Officemanagement / Büroorganisation verbinden.

PeP-7 Kennzahlen als Standard

Mit den PeP7 Kennzahlen hat sich in den letzten Jahren ein Standard für das Controlling im Architekturbüro / Ingenieurbüro etabliert, der gewährleisten kann, dass die Anwender verschiedener BMSP-Programme die wichtigsten Kennzahlen ihrer Büros vergleichen und zu den vorhandenen Branchenkennzahlen in Bezug setzen können. Welche BMSP Programme Kennzahlen nach PeP-7-Standard ermitteln, ist am Eintrag PeP7 in der BMSP Marktübersicht ersichtlich oder auf der WebSite der Initiatoren der PeP-7-Kennzahlen, der PeP - Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro e.V.

Basel II am Horizont

Ob die mal laut, mal leise geführte Debatte um die unsichere Zukunft der HOAI hier das Bewusstsein schärft und bei den Planern das “Rechnen in eigener Sache” populär macht? Sicher ist, dass über kurz oder lang aus einer ganz anderen Richtung der Druck zur Einführung von Controlling-Systemen kommen wird: Weil nach der neuen Eigenkapitalrichtlinie der Banken, gemeinhin bekannt unter dem Stichwort Basel II, die Bonität eines jeden einzelnen Kreditnehmers bewertet wird, gibt es bei diesem 'Ranking' auch Pluspunkte für die Nutzung eines Controllingsystems. Oder anders herum: Wer kein Controlling einsetzt, wird es schwerer haben an Kredite zu kommen, oder schlechtere Konditionen hinnehmen müssen.

Da heißt es die geforderten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Auswertungen parat zu haben. Doch gerade mal 5 Prozent der Planungsbüros, schätzt Dozent und Unternehmensberater Dr. Dietmar Goldammer, seien derzeit aus dem Stand in der Lage, die nötigen Zahlen auf den Tisch der Banker zu legen. Goldammer, der sich auch als Autor mit der “Wirtschaftlichkeit im Planungsbüro" befasst, rät deshalb dringend zur Einführung entsprechender Software. Seine Kriterien: “Benutzerfreundliche Oberfläche, Office-Verwaltung, Zeitmanagement, Werkzeuge für das Bürocontrolling, und Projektkostenanalyse, jeweils mit Spielraum für individuelle Anpassungen. Außerdem müssen Steuerungsinstrumente für die Planung, z.B. Frühwarnsysteme angeboten werden.”

Die Marktübersicht BMSP hilft bei der ersten Orientierung.

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